Politique de confidentialité et de protection des Données à Caractère Personnel - Emission des chèques ALE 

La présente Politique décrit les mesures que SODEXO prend afin d’assurer la protection de vos données à caractère personnel. Nous y précisons par ailleurs comment nous contacter afin que nous puissions répondre à vos éventuelles questions au sujet de la protection de vos données à caractère personnel.

SODEXO s’engage à respecter l’ensemble des dispositions réglementaires et législatives applicables en matière de protection des Données à Caractère Personnel.

SODEXO applique une politique de confidentialité extrêmement stricte pour garantir la protection des Données à Caractère Personnel des utilisateurs de ses sites internet, plateformes et d’autres applications (nos « Sites ») :

• Chaque utilisateur reste maître de ses données. Elles sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.
• SODEXO est engagée dans une démarche continue de protection des données de ses utilisateurs, en conformité avec la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de Données à Caractère Personnel et du Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).
• SODEXO dispose d’une équipe dédiée à la protection des données à caractère personnel, soutenu par un réseau de points de contact locaux pour la protection des données ou de délégués à la protection des données.

OBJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

La présente politique a vocation à s’appliquer :

- aux utilisateurs du Site internet;

- aux utilisateurs, prestataires, organismes de paiements, CPAS, collaborateurs ALE  ;

SODEXO accorde beaucoup d’importance à la protection de vos Données à caractère personnel.

Nous avons développé cette politique pour vous informer des conditions dans lesquelles nous collectons, traitons, utilisons et protégeons vos Données à caractère personnel sur notre Site et dans le cadre des services fournis par Sodexo (les « Services »). Cette politique couvre tous les utilisateurs, y compris ceux qui utilisent le Site et les Services sans être enregistrés ou souscrivent à un service ou un compte spécifique (ci-après collectivement, les « Utilisateurs »).

Veuillez la lire attentivement afin de savoir quelles catégories de Données à Caractère Personnel font l’objet d’une collecte et d’un traitement, comment nous utilisons ces Données Personnelles et avec qui nous sommes susceptibles de les partager. Cette politique décrit également quels sont vos droits et comment vous pouvez nous contacter pour les exercer ou pour nous poser vos éventuelles questions au sujet de vos Données à Caractère Personnel.

La présente Politique peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Cependant, vos Données à Caractère Personnel seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d'application rétroactive.

IDENTITE ET COORDONNEES DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Le responsable du traitement des Données à Caractère Personnel est l’Office Wallon de la formation professionnelle et de l'emploi, dont le siège social est établi 104 Boulevard J. Tirou à 6000 Charleroi

Le sous-traitant est la société anonyme Sodexo, dont le siège social est établi Boulevard de la Plaine 15 à 1050 Bruxelles et connue sous le numéro d’entreprise BE 0403.167.335, représentée légalement par son CEO.

DEFINITIONS

« Compte »:  Espace personnel dédié à l'Utilisateur d’un Site, auquel il accède lorsqu'il s'inscrit et se connecte au Site. Il permet à l'Utilisateur d'accéder aux Services.

« Responsable de Traitement »: L'entité qui, seule ou conjointement avec d'autres entités ou des tiers, détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.

« Cookies »: Tel que défini dans la Politique Cookies.

« Données à Caractère Personnel »: toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

«Traitement»: Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

«Sous-traitant»: La personne physique ou morale, qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du Traitement.

«Site»: Les sites internet https://www.ale-wallonie.sodexo.be/ et https://www.ale-wallonie.sodexo.be/auth/login

« nous »: ou « notre » Sodexo Pass Belgium SA (ci-après «Sodexo»).

« vous »: ou « Utilisateurs  » Tout utilisateur/visiteur du Site

« Chèques »: Les chèques ALE qu’ils soient émis sous forme papier ou sous forme électronique.

COLLECTE & ORIGINE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Nous sommes susceptibles de collecter vos Données à Caractère Personnel directement (notamment via les formulaires de collecte disponibles sur notre Site) ou indirectement (via nos prestataires sous-traitants).

Nous nous engageons à recueillir votre consentement et/ou à vous permettre de vous opposer à l’utilisation de vos données pour certaines finalités, dès que cela est nécessaire.

Dans tous les cas, vous serez informés des finalités pour lesquelles vos données sont collectées via les différents formulaires de collecte de données en ligne et via la Politique Cookies.

TYPES DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS ET UTILISONS, FINALITES, FONDEMENTS JURIDIQUE ET DUREES DE CONSERVATION

Nous pouvons collecter et traiter notamment les types de Données à Caractère Personnel suivants :

les informations que vous fournissez en remplissant les formulaires sur le Site (par exemple, à des fins d’inscription, de participation à des enquêtes, etc.) ;

les informations que vous fournissez lors de votre inscription dans votre ALE ;

les informations que vous fournissez à des fins d’authentification ;

les données de transaction telles que les informations de paiement et les informations de carte de crédit/débit qui sont transmises directement aux tiers qui traitent vos demandes ;

les informations fournies par le biais des formulaires de contact disponibles sur le Site

les informations collectées via les cookies tels que définis dans notre Politique Cookies.

Les Données à Caractère Personnel identifiées par un astérisque (*) dans les formulaires de collecte sont obligatoires car elles sont nécessaires pour la prise en compte de la demande formulée. A défaut de renseigner ces informations obligatoires, ces opérations ne pourront pas être prises en compte.

Veuillez trouver le détail des différentes données collectées pour les différentes finalités dans le tableau (Annexe 1).

Les données personnelles peuvent être collectées pour les finalités décrites dans l'Annexe 1 ci-dessous) :

FONDEMENT JURIDIQUE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL 

Nous traitons vos Données à Caractère Personnel dans le cadre de l’exécution et de la gestion du marché public ALE avec le Forem, de notre intérêt légitime à améliorer la qualité et l’excellence opérationnelle des Services que nous vous proposons ou encore du respect de certaines obligations réglementaires en fonction de la finalité du traitement telle qu'identifiée dans le tableau de l'Annexe 1.

Le traitement de vos Données Personnelles pourra également s’effectuer sur la base de votre consentement préalable dans l’hypothèse où celui-ci vous serait, dans certaines situations, demandé (par exemple concernant les données de santé ou pour certains types de Cookies).

Veuillez trouver plus d'informations sur le fondement juridique de chacun de nos traitements dans l'Annexe 1 ci-dessous.

COMMUNICATION DES DONNÉES PERSONNELLES

La sécurité et la confidentialité de vos Données Personnelles sont d’une grande importance pour nous. C’est pourquoi nous restreignons l’accès à vos Données à Caractère Personnel uniquement aux membres de notre personnel ainsi qu’au FOREM, à votre ALE, CPAS ou l’organismes de paiements (uniquement en ce qui concerne les prestataires) dans la mesure strictement nécessaire afin de traiter votre demande ou vous fournir le Service demandé. Notez que, au sein de Sodexo, les personnes autorisées à traiter les Données personnelles se sont engagées à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

Nous ne divulguons pas vos Données à Caractère Personnel à des tiers non autorisés. Nous pouvons toutefois partager vos Données Personnelles avec les entités au sein de SODEXO et les prestataires de services autorisés auxquels nous faisons appel aux fins de la bonne réalisation de nos services.

Ces prestataires sont notamment :

• Les prestataires informatiques chargés de l’hébergement et de la maintenance du Site ;
• Le prestataire chargé d’assurer la production des Chèques
• Les prestataires chargés d’assurer le traitement des données nécessaires pour l’exécution des transactions;
• Les prestataires chargés de contrôler la qualité des services (Service consommateur (call center));
• Le prestataire chargé des éventuelles enquêtes menées pour Sodexo;
• Les conseils juridiques, financiers et comptables de Sodexo.

Nous veillons à ce que chaque communication de vos Données Personnelles à un prestataire de services agréé soit encadrée par un accord de traitement des données, reflétant les engagements énoncés dans cette Politique.

Nous n’autorisons pas ces prestataires de services à utiliser ou divulguer vos données, sauf dans la mesure nécessaire pour exécuter les Services pour notre compte ou respecter les obligations légales. Par ailleurs, nous pouvons partager des Données à Caractère Personnel (i) si la loi ou une procédure juridique nous impose de le faire, (ii) en réponse à une demande des autorités publiques ou autres fonctionnaires, ou (iii) si nous considérons que la transmission de ces données est nécessaire ou appropriée pour prévenir un dommage physique ou une perte financière, ou en lien avec une enquête concernant une activité illicite suspectée ou avérée.

DUREE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL

Nous conserverons vos Données à Caractère Personnel pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées, durée qui est prolongée, le cas échéant, des durées de prescriptions légales ou réglementaires applicables.
Pour déterminer la durée de conservation de vos Données Personnelles, nous prenons en considération plusieurs critères tels que :

• La finalité pour laquelle nous conservons vos Données Personnelles ;
• Nos obligations légales et réglementaires concernant ces Données Personnelles (par exemple, obligations de déclaration comptable) ;
• Si vous êtes un utilisateur actif de nos Services, si vous continuez à recevoir des communications , ou si vous parcourez régulièrement sur notre Site ou que vous n'ouvrez pas nos e-mails ou ne visitez pas notre Site. Par exemple, si vous avez accepté de recevoir des communications, nous conservons vos Données Personnelles jusqu'à ce que vous : (i) vous désinscriviez de la réception de communications (ii) nous demandiez que nous supprimions vos Données Personnelles, ou (iii) après une période d'inactivité (c'est-à-dire lorsque vous n'avez pas interagi avec nous depuis un certain temps). Cette période est définie conformément aux réglementations et directives locales ;
• Toute demande spécifique de votre part concernant la suppression de vos données personnelles ou de votre compte ;
• Tous délais de prescription légaux nous permettant de gérer nos propres droits, par exemple la défense de toute réclamation légale en cas de litige ; et
• Toute réglementation ou recommandation locale (par exemple, concernant les cookies).

Veuillez trouver plus d'informations sur la durée de conservation de vos données personnelles dans l'Annexe 1 ci-dessous.

DONNEES A CARACTERE PERSONNEL SENSIBLES

En général, nous ne collectons pas de Données à Caractère Personnel sensibles. Il est considéré comme « Données à Caractère Personnel sensibles » toute information concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion ou les convictions philosophiques, l’appartenance syndicale, les données de santé, ou les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Cette définition comprend également des Données à Caractère Personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions.

Dans l’hypothèse où le recueil de telles Données serait strictement nécessaire pour accomplir la finalité de traitement opérée, nous le ferons conformément aux exigences de la législation locale en matière de protection des Données à Caractère Personnel et, le cas échéant, avec votre accord explicite préalable et dans les conditions décrites dans la présente Politique .

INFORMATIONS PERSONNELLES ET MINEURS

Les services et le Site de Sodexo s’adressent à des personnes majeures capables de contracter des obligations conformément à la législation du pays dans lequel vous vous trouvez.

L'Utilisateur mineur de moins de 16 ans ou incapable doit obtenir le consentement préalable de son responsable légal préalablement à la saisie de ses Données Personnelles sur le Site.

VOS DROITS

SODEXO s’engage à faciliter l’exercice de vos droits conformément à la réglementation applicable. Vous trouverez ci-après un tableau résumant les différents droits dont vous disposez :

SECURITE

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des traitements de Données à caractère personnel.

A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des Données à Caractère Personnel et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données etc.).

En outre, si nous contractons avec des Sous-traitants pour tout ou partie du Traitement de vos Données Personnelles, nous exigeons un accord contractuel de nos prestataires pour garantir la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles que nous leur transmettons ou qu'ils collectent pour notre compte, conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Nous réalisons régulièrement des audits pour vérifier la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité de vos Données Personnelles.

Néanmoins, vous avez également la responsabilité d'assurer la sécurité et la confidentialité de vos Données Personnelles, nous vous invitons donc à rester vigilant, notamment lors de l'utilisation d'un système ouvert tel qu'internet.

Vous vous engagez à conserver le caractère secret et confidentiel de votre mot de passe et de votre code d'accès. Toute utilisation des éléments d'identification est faite sous votre entière responsabilité. En cas de perte ou de vol ou d'utilisation frauduleuse de l'un de ces éléments, vous êtes tenu d'en avertir Sodexo par écrit dans les plus brefs délais. Votre responsabilité n'est dégagée que le jour ouvrable qui suit le jour de la réception de cette notification.

LIENS VERS D’AUTRES SITES 

Nous fournissons occasionnellement des liens vers d’autres plateformes à titre pratique et informatif. Ces plateformes à fonctionnent de manière indépendante de nos sites et ne sont pas sous notre contrôle. Ces plateformes peuvent avoir leur propre avis de confidentialité ou conditions d’utilisation, que nous vous suggérons fortement d’examiner. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu de ces sites, quant aux produits et services susceptibles d’y être proposés ou quant à toute autre utilisation.

MISE A JOUR DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Nous sommes susceptibles de mettre à jour ou modifier, lorsque nécessaire, cette Politique et de protection des données. Dans ce cas, les modifications réalisées ne seront applicables qu’à l’expiration d’un délai de 30 jours ouvrés à compter de la modification. Consultez périodiquement cette page si vous souhaitez surveiller les éventuels changements.

DESINSCRIPTION

Si vous vous êtes abonnés à certains services via notre Site et si vous ne souhaitez plus recevoir de courriers électroniques à l’avenir, consultez la page de désinscription correspondant au service auquel vous vous êtes inscrit.

COMMENT NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions ou des commentaires en ce qui concerne cette politique, n’hésitez pas à contacter votre Contact local dédiée à la protection des données via l’adresse email privacy.SPB@sodexo.com ou le Formulaire en ligne

Dernière mise à jour : 01/01/2023

INFORMATIONS SUR LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES